Allt om elektronisk körjournal

Vad är en elektronisk körjournal?

En elektronisk körjournal är en digital enhet som installeras i en bil för att automatiskt registrera och dokumentera alla körningar, oavsett om det är för privat bruk eller i tjänsten. Till skillnad från en manuell körjournal, där föraren själv måste skriva ner information om varje resa, sköter en elektronisk allt detta automatiskt.

En elektronisk körjournal kan till exempel notera start- och stopptider, rutt, avstånd och ibland även bränsleförbrukning. Efter en körning kan data från enheten överföras till en dator, där man kan se detaljerad information om varje resa.

Vissa modeller tillåter även realtidsövervakning, så att man kan se bilens position i realtid via en webbläsare. Detta hjälper förare och företag att hålla reda på bilens användning, vilket kan vara värdefullt för skatteändamål eller för att räkna ut milersättning.

Så fungerar en elektronisk körjournal

En elektronisk körjournal är en digital enhet som automatiskt dokumenterar detaljer om bilresor. Den registrerar data som start- och stopptider, rutter, avstånd, och i vissa fall även bränsleförbrukning. Denna teknologi ersätter behovet av manuell inmatning, vilket sparar tid och ökar noggrannheten. Genom att synkronisera med datorer eller mobila appar tillhandahåller den detaljerad information om varje resa, vilket är särskilt värdefullt för skatteberäkning och förvaltning av företagsfordon.

Fördelar

En digital körjournal har många fördelar jämfört med traditionella manuella körjournaler. De erbjuder en kombination av bekvämlighet, noggrannhet och effektivitet som traditionella manuella journaler helt enkelt inte kan matcha Här är några av de fördelar som brukar lyftas fram.

  • Automatisering: En av de största fördelarna är automatisk registrering av alla körningar. Detta eliminerar behovet av att manuellt skriva ner varje resa, vilket kan vara tidskrävande och lätt att glömma bort.
  • Noggrannhet: Eftersom körningar registreras automatiskt, minskar risken för den mänskliga faktorn. Detta garanterar mer exakta och tillförlitliga uppgifter om varje resa.
  • Tidsbesparing: För företag och individer som kör mycket kan det vara en stor tidsbesparing att inte behöva fylla i en körjournal manuellt efter varje resa.
  • Realtidsövervakning: Vissa avancerade system erbjuder realtidsövervakning, vilket gör det möjligt för användare att se bilens aktuella position och rutt i realtid.
  • Skatteändamål: En digital körjournal kan underlätta vid skatteberäkningar, särskilt när det gäller att skilja mellan privata resor och tjänsteresor. Detta kan hjälpa till att säkerställa korrekta skatteavdrag och undvika potentiella skatteproblem.
  • Miljövänlig: Eftersom all information lagras digitalt, minskar behovet av pappersbaserade journaler, vilket är bra för miljön.
  • Säker lagring: De lagrar ofta data i molnet eller på säkra servrar, vilket minskar risken för att data går förlorad på grund av skador eller förlust av fysiska journaler.
  • Analys och rapportering: Många enheter kommer med programvara eller appar som tillåter användare att analysera kördata, skapa rapporter och få insikter om körvanor, bränsleförbrukning och andra viktiga parametrar.
  • Flexibilitet: Den kan ofta integreras med andra system såsom bokföringsprogram eller fordonsövervakningssystem, vilket ger en mer bättre överblick över fordonsanvändningen.
  • Kostnadsbesparing: På lång sikt kan det leda till kostnadsbesparingar, särskilt för företag, genom att minska administrativa kostnader och genom att säkerställa korrekta skatteavdrag.

Skaffa elektronisk körjournal

Att skaffa en elektronisk körjournal kan vara en värdefull investering som sparar tid, pengar och huvudvärk i det långa loppet. Genom att noggrant överväga dina behov och jämföra olika alternativ kan du hitta den perfekta lösningen för dig eller ditt företag. På Elbil2020 rekommenderar vi en elektronisk körjournal från MiniFinder. Deras spårsändare och GPS-sändare används av bland annat Polisen, Volvo och ICA., och kan enkelt kopplas till en app där du får tillgång till värdefulla funktioner såsom:

  • Godkänd av Skatteverket
  • Automatisering
  • Realtidsövervakning
  • Molnbaserad lagring
  • Hastighetslarm
  • Geofence
  • Användarvänliga rapporter

Regler och riktlinjer

När du använder en elektronisk körjournal finns regler och riktlinjer som behöver efterföljas, både för att säkerställa korrekt användning och för att uppfylla lagkrav.

Bokföring med elektronisk körjournal

När du ska bokföra elektroniska körjournal underlättar det om du har en variant som ger en tydlig och detaljerad översikt över alla resor, inklusive datum, tid, start- och slutdestination, syfte med resan (t.ex. tjänsteresa eller privat resa) och antal körda kilometer.

Se till att inkludera all relevant information i din bokföring. Detta kan inkludera datum, beskrivning av resan, antal körda kilometer och eventuella kostnader eller intäkter som är kopplade till resan. Om du använder din bil för tjänsteresor kan du ha rätt till skatteavdrag för vissa kostnader. Se till att följa Skatteverkets riktlinjer för vilka kostnader som kan dras av och hur de ska rapporteras.

Enligt Skatteverkets regler bör du förvara alla bokföringsunderlag, inklusive uppgifter från din elektroniska körjournal, i minst sju år.

Förmånsbil

En förmånsbil är en bil som en anställd får använda både i tjänsten och privat, men som ägs av arbetsgivaren. Värdet av att få använda bilen privat betraktas som en löneförmån och beskattas därefter. En elektronisk körjournal i förmånsbil kan hjälpa till att skilja mellan privata och tjänsteresor, vilket är viktigt för att korrekt beräkna den skattepliktiga förmånen.

Integritet

Även om det finns många fördelar, så finns det också integritetsfrågor att beakta. Eftersom journalen kan spåra bilens rörelser, är det viktigt att hantera denna information med respekt för den enskildes integritet. Detta inkluderar att informera de anställda om hur data samlas in, lagras och används, samt att säkerställa att all datahantering sker i enlighet med dataskyddsförordningen (GDPR).

Offentlig verksamhet

I offentlig verksamhet, som kommuner eller statliga myndigheter, kan elektroniska körjournaler användas för att effektivisera fordonsanvändningen och säkerställa korrekt redovisning av tjänsteresor. Det är dock särskilt viktigt att följa offentliga upphandlingsregler när man införskaffar sådana system och att vara transparent om hur data från körjournalerna används, särskilt med hänsyn till offentlighetsprincipen.

Får arbetsgivaren kolla elektronisk körjournal?

Ja, arbetsgivaren har rätt att granska en elektronisk körjournal om den används i tjänsten. Syftet med detta är att verifiera tjänsteresor och säkerställa korrekt ersättning eller skatteavdrag. Dock bör arbetsgivaren informera de anställda om detta i förväg och användningen bör vara proportionell och i linje med dataskyddsförordningen.